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Licences, déclarations, autorisations, assurances : les pièces administratives de votre établissement, classées, datées et prêtes à présenter.

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Le problème

Ce que la loi exige, et ce qui se passe sans Normy

Au-delà des contrôles techniques, du personnel et de l'hygiène — qui ont chacun leur module — votre établissement doit tenir à jour une série de pièces administratives : licence de boissons, déclaration d'activité à la DDPP, attestation de logiciel de caisse, registre RGPD, PV de la commission de sécurité, conventions et attestations sociales, autorisations municipales (terrasse, fermeture tardive, enseigne), redevance musique… Chacune a son organisme émetteur, sa procédure de renouvellement, et pour certaines une date de validité — beaucoup sont permanentes, ce qui est précisément la raison pour laquelle on oublie de les retrouver le jour où on les demande. Les pièces qui vous concernent dépendent de vos équipements, de vos spécificités déclarées et de votre effectif, pas de votre type d'établissement.

Obligations couvertes

Les obligations que ce module suit

La liste complète de ce que le module peut couvrir. Dans l'application, Normy n'affiche que celles qui concernent votre établissement — selon votre activité, vos équipements et vos locaux. Si l'une vous concerne et qu'elle n'est pas suivie aujourd'hui, c'est exactement ce que Normy comble.

  • Licence débit de boissons ou licence restaurant
    Référence
    Art. L. 3331-1 et L. 3331-2 CSP · Déclaration en mairie : L. 3332-3 et L. 3332-4 pour les débits de boissons, L. 3332-4-1 pour les licences restaurant · Caducité L. 3333-1
    Fréquence
    Permanente tant que l'établissement est exploité · Déclaration en mairie 15 jours avant l'ouverture, puis à chaque mutation, changement d'adresse et — pour un restaurant — toute modification de la situation de l'établissement · Caducité après 5 ans d'inexploitation (licences 3e et 4e catégorie uniquement)
    Contrôlé par
    Mairie / Préfecture
    Sanction
    3 750 € d'amende pour défaut de déclaration en mairie (L. 3352-3 et L. 3352-4 pour les débits de boissons ; L. 3352-4-1 pour les licences restaurant)
  • Récépissé de déclaration d'activité (DDPP, CERFA 13984)
    Référence
    Règl. CE 852/2004 art. 6 §2 + R. 233-4 et R. 231-4 CRPM + arrêté du 28 juin 1994 (art. 1 et 2)
    Fréquence
    Permanent · À actualiser dès qu'une information déclarée change : nature de l'activité, adresse de l'établissement, mais aussi raison sociale, siège social, identité du responsable ou qualité du signataire
    Contrôlé par
    DDPP
    Sanction
    1 500 € d'amende (7 500 € pour une personne morale) pour défaut de déclaration · Deux situations en dispensent : ne manipuler aucune denrée d'origine animale, ou détenir un agrément sanitaire
  • Attestation de logiciel de caisse (NF525)
    Référence
    Art. 286 I-3° bis CGI
    Fréquence
    Valable pour la durée du logiciel · Nouvelle attestation à chaque changement de système
    Contrôlé par
    DGFiP
    Sanction
    7 500 € par logiciel non conforme, renouvelable après un délai de 60 jours de mise en conformité
  • Registre des activités de traitement (RGPD)
    Référence
    Règl. UE 2016/679 — art. 30
    Fréquence
    Permanent · Mis à jour à chaque nouveau traitement
    Contrôlé par
    CNIL
    Sanction
    Mise en demeure de la CNIL, puis amende administrative (plafond RGPD, modulé selon la taille de l'entreprise)
  • Valorisation des biodéchets sur place
    Référence
    Art. L. 541-21-1 C. env. (loi AGEC)
    Fréquence
    Permanent · Obligation de résultat : tri à la source et valorisation
    Contrôlé par
    Autorité de police des déchets (mairie)
    Sanction
    Mise en demeure, puis amende administrative jusqu'à 15 000 € et astreinte journalière

Comment Normy s'en occupe

Une mécanique simple, quatre principes.

  • Ce qui est imposé, et ce que vous rangez par confort

    Les pièces obligatoires occupent le haut du classeur, triées par catégorie. En bas, une zone facultative pour ce qu'aucun texte n'impose mais que vous voulez garder au même endroit : assurance, bail, Kbis, statuts, plan des locaux.

  • Les dates qui expirent, et celles qui n'expirent jamais

    Deux tiers de ces pièces sont permanentes : elles n'ont pas d'échéance, seulement besoin d'être retrouvées. Pour les autres, l'alerte part 90 jours avant la date de fin par défaut, et ce délai se règle.

  • Chaque mise à jour garde la précédente

    Quand vous remplacez une pièce, l'ancienne n'est pas écrasée : elle est conservée avec sa date d'émission et sa date de fin de validité. Vous pouvez joindre le fichier ou simplement indiquer où l'original est rangé.

  • Deux pièces remontent d'elles-mêmes au registre de sécurité

    En 1re à 4e catégorie, le plan d'implantation des extincteurs et le PV de la commission apparaissent automatiquement dans votre registre de sécurité, sans double saisie. En 5e catégorie — le cas le plus fréquent en restauration — aucune des deux n'est réclamée : pas de visite périodique de la commission, et aucun article du règlement des petits établissements ne renvoie au plan d'implantation. Normy ne les affiche donc pas. L'ensemble du classeur s'exporte ou s'imprime pour un contrôle.

Aperçu de l'écran « Documents» dans l'application.

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