Registre du personnel
Chaque salarié, chaque contrat, chaque date — le registre unique du personnel, tenu sans rature et présentable à l'inspection à tout moment.
Le problème
Ce que la loi exige, et ce qui se passe sans Normy
Le registre unique du personnel (article L. 1221-13 du Code du travail) doit être tenu dans chaque établissement employant des salariés, par ordre chronologique d'embauche et de façon indélébile. Pour chaque salarié, plusieurs blocs sont requis : identité (nationalité, date de naissance, sexe), titre de séjour et saisine de la préfecture pour les travailleurs étrangers, déclaration de détachement (SIPSI) pour les salariés détachés par une entreprise étrangère, mentions du contrat selon son type (CDI, CDD, intérim, temps partiel, alternance, extras) et classification HCR (niveau et échelon de l'avenant n° 30 à la CCN HCR) ; les stagiaires et les volontaires en service civique s'inscrivent dans une partie distincte. S'y ajoute, côté Sécurité sociale, la complémentaire santé collective : chaque salarié y est affilié, et toute dispense doit pouvoir être produite par écrit. Le support informatique remplace le papier à condition d'être inaltérable, après avis du CSE (obligatoire dès onze salariés atteints sur douze mois consécutifs) et dans le respect du RGPD. Conservation cinq ans après le départ du salarié. En restauration, l'extra fait l'objet d'un contrat par vacation, et au-delà de soixante jours de missions dans un même trimestre civil chez le même employeur il peut demander la requalification en CDI — une règle qui porte sur le contrat, pas sur les mentions du registre. L'inspection du travail peut demander le registre à tout moment : un registre incomplet est sanctionné salarié par salarié, et l'emploi d'un étranger sans titre vérifié relève du pénal.
Obligations couvertes
Les obligations que ce module suit
La liste complète de ce que le module peut couvrir. Dans l'application, Normy n'affiche que celles qui concernent votre établissement — selon votre activité, vos équipements et vos locaux. Si l'une vous concerne et qu'elle n'est pas suivie aujourd'hui, c'est exactement ce que Normy comble.
- Tenue d'un registre par établissement
- Référence
- Art. L. 1221-13 + L. 1221-15 + R. 1221-26 C. trav.
- Fréquence
- Permanente · Ordre chronologique indélébile · Stagiaires et volontaires en service civique en partie distincte · Conservation 5 ans après sortie · Tenu à disposition du CSE et de l'inspection
- Contrôlé par
- Inspection du travail / URSSAF
- Sanction
- Amende (contravention 4e classe), par salarié
Art. L. 1221-13 + L. 1221-15 + R. 1221-26 C. trav.Permanente · Ordre chronologique indélébile · Stagiaires et volontaires en service civique en partie distincte · Conservation 5 ans après sortie · Tenu à disposition du CSE et de l'inspectionInspection du travail / URSSAFAmende (contravention 4e classe), par salarié - Identité du salarié (nationalité, date de naissance, sexe)
- Référence
- Art. D. 1221-23 1° à 3° C. trav.
- Fréquence
- À l'embauche
- Contrôlé par
- Inspection du travail
- Sanction
- Amende (contravention 4e classe), par salarié
Art. D. 1221-23 1° à 3° C. trav.À l'embaucheInspection du travailAmende (contravention 4e classe), par salarié - Travailleur étranger — titre vérifié + saisine de la préfecture
- Référence
- Art. L. 8251-1 + D. 1221-23 8° + D. 1221-24 + R. 5221-41 / 42 + L. 8256-2 C. trav.
- Fréquence
- Saisine préfecture ≥ 2 jours ouvrables avant l'embauche · Type et n° de titre au registre · Copie annexée
- Contrôlé par
- Inspection du travail / Préfecture
- Sanction
- Délit pénal (emploi d'étranger sans titre)
Art. L. 8251-1 + D. 1221-23 8° + D. 1221-24 + R. 5221-41 / 42 + L. 8256-2 C. trav.Saisine préfecture ≥ 2 jours ouvrables avant l'embauche · Type et n° de titre au registre · Copie annexéeInspection du travail / PréfectureDélit pénal (emploi d'étranger sans titre) - Mentions du contrat (CDI, CDD, intérim, temps partiel, alternance, stagiaires)
- Référence
- Art. D. 1221-23 4° à 13° + D. 1221-23-1 C. trav.
- Fréquence
- Au moment de l'embauche · Y compris les extras (CDD d'usage HCR)
- Contrôlé par
- Inspection du travail
- Sanction
- Amende (contravention 4e classe), par salarié
Art. D. 1221-23 4° à 13° + D. 1221-23-1 C. trav.Au moment de l'embauche · Y compris les extras (CDD d'usage HCR)Inspection du travailAmende (contravention 4e classe), par salarié - Salarié détaché — déclaration de détachement (SIPSI) annexée
- Référence
- Art. L. 1221-15-1 + L. 1262-2-1 C. trav.
- Fréquence
- À l'accueil du salarié détaché · Accusé SIPSI conservé
- Contrôlé par
- Inspection du travail
- Sanction
- Amende (contravention 4e classe), par salarié
Art. L. 1221-15-1 + L. 1262-2-1 C. trav.À l'accueil du salarié détaché · Accusé SIPSI conservéInspection du travailAmende (contravention 4e classe), par salarié
Comment Normy s'en occupe
Une mécanique simple, quatre principes.
Chaque régime ouvre ses propres mentions
Vous choisissez le régime — CDD, extra, saisonnier, intérim, groupement d'employeurs, apprentissage, contrat de professionnalisation, stage, service civique, salarié détaché — et le formulaire n'ouvre que les champs que ce régime impose : l'agence pour l'intérimaire, la déclaration SIPSI pour le détaché, le tuteur et le lieu de présence pour le stagiaire. Pour la classification HCR, les emplois-repères de la branche sont proposés avec une fourchette indicative de niveau et d'échelon, explicitement donnée comme un repère et non comme un verdict : le classement se fait sur les missions réellement exercées.
Les échéances qui courent derrière chaque fiche
Quatre choses se périment sans prévenir : la fin d'un contrat à durée déterminée — tous régimes confondus, y compris apprentissage, professionnalisation, stage et service civique —, l'expiration d'un titre de séjour, la fin de validité d'une pièce jointe à une fiche, et l'échelon d'ancienneté dû au bout d'un an au premier échelon du premier niveau de la grille. Normy les suit et prévient avant l'échéance, avec des délais que vous réglez : trente jours pour les fins de contrat, soixante pour les titres de séjour, par défaut.
Un salarié inscrit une fois, connu partout
L'inscription au registre alimente les autres modules sans ressaisie : le salarié apparaît dans Formations, sa visite médicale d'embauche devient une échéance à suivre, et vous pouvez le rattacher à une unité de travail du DUERP. À l'inverse, une visite ou un accident du travail peut créer sa fiche à la volée, pour ne pas dédoubler la même personne.
Ce que vous tendez à l'inspecteur, et rien d'autre
À l'export, vous choisissez le périmètre : la vue légale ne montre que les mentions exigées par le Code du travail, les champs de gestion interne restent chez vous. Le document sort imprimé ou en PDF, arrêté à une date et une heure. Et chaque modification d'une fiche conserve l'état précédent : le registre peut être ré-affiché tel qu'il était à une date passée.
Capture : registre du personnel, export horodaté pour l'inspection
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