Les obligations RH et le registre du personnel

Le cadre légal en bref

Quatre corps de règles structurent les obligations RH d'un établissement HCR. Le Code du travail impose à tout employeur un ensemble de formalités au moment de l'embauche et tout au long de la vie du contrat — registre, contrat, durée du travail, règlement intérieur dès cinquante salariés. Le Code de la sécurité sociale encadre la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), le recouvrement des cotisations, ainsi que la mutuelle santé et la prévoyance complémentaires obligatoires. La convention collective nationale des hôtels, cafés, restaurants — IDCC 1979 — ajoute des règles propres au secteur, notamment la grille de classification (avenant n°30 du 31 mai 2022) et un régime de prévoyance étendu à toute la branche (avenant n°6 du 15 décembre 2009). La police des étrangers, enfin, impose la vérification du titre de séjour avant l'embauche.

Le pivot historique reste le registre unique du personnel, créé par l'article L.1221-13 du Code du travail. C'est lui que l'inspection du travail demande à voir en premier lors d'un contrôle, avant même les contrats individuels. Mais il s'inscrit dans une chaîne plus large : DPAE auprès de l'URSSAF avant la prise de poste, contrat de travail signé, bulletin de paie mensuel, attestation employeur en fin de contrat, et déclaration sociale nominative (DSN) mensuelle. La cohérence entre ces pièces est ce qui prouve la régularité de la relation de travail.

À qui s'appliquent ces obligations

Tout employeur, dès le premier salarié, et dans chaque établissement où sont employés des salariés (article L.1221-13 alinéa 1). Une enseigne avec deux adresses tient deux registres distincts.

Toutes les formes d'emploi figurent au registre : CDI, CDD, extras, saisonniers, intérimaires, apprentis, contrats de professionnalisation, salariés à temps partiel, stagiaires et volontaires en service civique. Les extras posent une difficulté pratique récurrente : ils doivent être inscrits avant la prise de poste, y compris pour une seule soirée.

La convention collective HCR s'applique à tous les établissements relevant du code NAF de l'hôtellerie-restauration, qu'ils emploient un salarié ou cinquante.

Les obligations concrètes

Déclarer l'embauche : la DPAE

Avant toute embauche, l'employeur effectue une déclaration préalable à l'embauche auprès de l'URSSAF (article L.1221-10). La DPAE doit être faite au plus tôt huit jours avant l'embauche, et au plus tard dans l'instant qui précède la prise de poste. Pour les extras, c'est cette dernière limite qui s'applique en pratique.

La DPAE remplit cinq formalités en une : déclaration d'embauche à l'URSSAF, immatriculation à la sécurité sociale, affiliation à l'assurance chômage, demande d'adhésion à un service de santé au travail, déclaration de la première embauche en France pour les nouveaux employeurs.

L'absence de DPAE est l'un des éléments constitutifs du travail dissimulé (article L.8221-5 du Code du travail). La sanction n'est plus une simple amende : trois ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende, portés à cinq ans et 75 000 euros pour les cas aggravés (article L.8224-1).

Tenir le registre unique

Le registre unique est tenu dans chaque établissement, classe les salariés dans l'ordre des embauches, et l'inscription est indélébile (article L.1221-13). Cette indélébilité interdit les corrections par effacement : une mention erronée se rature et se reprend, sans qu'on puisse faire disparaître la trace originelle.

Les stagiaires et les volontaires en service civique figurent dans une partie spécifique du registre, séparée des salariés.

Mentions obligatoires par salarié

Pour chaque salarié, l'article D.1221-23 impose une liste précise de mentions :

Nom, prénoms — dans l'ordre des embauches.
Nationalité, date de naissance, sexe.
Emploi occupé et qualification.
Dates d'entrée et de sortie de l'établissement.
Date d'autorisation d'embauche ou de licenciement, le cas échéant.
Mention « contrat à durée déterminée » pour les CDD.
Mention « salarié temporaire » pour les intérimaires, avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire.
Mention « salarié à temps partiel » pour les temps partiels.
Mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » pour les contrats en alternance.

Pour les stagiaires, des mentions spécifiques s'ajoutent : dates de début et de fin du stage, nom et qualité du tuteur, lieu de présence (article D.1221-23-1).

Travailleurs étrangers

Tout salarié étranger soumis à l'obligation de détenir un titre de séjour autorisant l'exercice d'une activité salariée doit voir mentionnés au registre le type et le numéro de ce titre (article D.1221-23 8°). Une copie du titre est annexée au registre et tenue à disposition du CSE et de l'inspection du travail (article D.1221-24).

Avant l'embauche, l'employeur a l'obligation distincte de vérifier l'existence du titre auprès de la préfecture du département dans lequel l'établissement a son siège (article R.5221-41), au moins deux jours ouvrables avant la prise de poste — à défaut de réponse du préfet dans ce délai, l'obligation de vérification est réputée accomplie (article R.5221-42). Le défaut de vérification ou l'emploi d'un étranger sans titre constitue un délit pénal lourd : cinq ans d'emprisonnement et 30 000 euros d'amende par étranger employé (article L.8256-2).

Classification HCR : niveau et échelon

La convention collective HCR établit une grille à cinq niveaux, chacun décliné en trois échelons (deux pour le niveau V), couvrant 73 emplois-repères de référence répartis en quatre familles : cuisine, salle, hébergement, support. L'avenant précise expressément que la liste « n'est pas exhaustive » (article 2.1) — l'employeur peut compléter le référentiel selon l'organisation effective de l'établissement, à condition de respecter les quatre critères classants (aptitude/technicité, formation/qualifications, autonomie, animation d'équipe). Le niveau et l'échelon du salarié figurent obligatoirement sur le bulletin de paie et dans le contrat de travail (avenant n°30 du 31 mai 2022, article 3).

La classification se fonde sur les missions réellement exercées, pas sur la dénomination du poste. Un commis de cuisine qui assure en pratique des fonctions de chef de partie doit être reclassé en conséquence — un motif récurrent de litige aux prud'hommes.

Les apprentis sont positionnés au niveau I, avec une rémunération en pourcentage du minimum conventionnel selon l'âge et l'année de contrat (avenant n°30, article 2.4).

Conservation et mise à disposition

Les mentions du registre sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (article R.1221-26). Le registre est tenu à la disposition du comité social et économique, lorsqu'il existe, et de l'inspection du travail (article L.1221-15). Aucune mise en demeure préalable n'est requise : l'inspecteur peut le demander sur place et immédiatement.

Support papier ou informatique

Le registre peut être tenu sur support informatique (article L.1221-14). Ce support doit être conçu de façon à obtenir sans difficulté toutes les mentions obligatoires et sans risque d'altération (article D.8113-2). Concrètement, le système doit garantir l'inaltérabilité — un export figé, daté et signé — et l'accès en lecture lors d'un contrôle.

Lorsque l'établissement dispose d'un CSE, sa consultation préalable est obligatoire avant le passage au support informatique (article L.2315-5) et l'employeur transmet à l'inspection du travail l'avis ainsi rendu (article D.1221-27). Cette formalité est trop souvent omise.

Le traitement automatisé des données nominatives doit par ailleurs être conforme à la réglementation sur la protection des données : la référence historique de l'article D.8113-3 à la déclaration préalable de la loi du 6 janvier 1978 se lit aujourd'hui à la lumière du RGPD (Règlement UE 2016/679, en application depuis le 25 mai 2018), qui a remplacé le régime de déclaration par un principe d'accountability (registre des activités de traitement, DPIA, etc.).

Mutuelle santé collective

Tout employeur doit faire bénéficier ses salariés d'une couverture collective complémentaire de frais de santé à adhésion obligatoire, sauf à ce que le salarié relève d'un cas de dispense d'adhésion (article L.911-7 du Code de la sécurité sociale). L'employeur prend en charge au minimum 50 % de la cotisation. Cette obligation, dite « ANI » (Accord national interprofessionnel) du 11 janvier 2013, est entrée en vigueur en 2016.

Le contrat respecte un panier de soins minimal défini par décret. L'attestation d'adhésion au contrat collectif est conservée et présentée en cas de contrôle URSSAF — l'absence de couverture peut donner lieu à un redressement avec rappel de cotisations sur cinq ans, ainsi qu'à des dommages et intérêts aux prud'hommes pour les salariés non couverts.

Prévoyance complémentaire (CCN HCR)

Les garanties collectives complémentaires des salariés sont déterminées soit par convention collective, soit par accord, soit par décision unilatérale de l'employeur (article L.911-1 du Code de la sécurité sociale). Pour le secteur HCR, la convention collective impose un régime de prévoyance étendu à toute la branche, couvrant l'incapacité de travail, l'invalidité et le décès (avenant n°6 du 15 décembre 2009 à la CCN IDCC 1979).

Cette obligation conventionnelle est distincte de la mutuelle santé. Elle s'applique à tous les salariés HCR, quelle que soit la taille de l'établissement. L'absence d'adhésion expose à une responsabilité directe de l'employeur en cas de sinistre — incapacité prolongée d'un salarié, décès — qui devrait être prise en charge par la prévoyance manquante.

Règlement intérieur (à partir de 50 salariés)

L'établissement d'un règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises ou établissements employant au moins cinquante salariés (article L.1311-2 du Code du travail). Le seuil, porté de 20 à 50 par la loi PACTE du 22 mai 2019, s'apprécie au franchissement pendant douze mois consécutifs.

Le règlement fixe les règles générales et permanentes en matière d'hygiène, de sécurité et de discipline, en respectant les libertés individuelles et le principe de proportionnalité. Il est soumis à l'avis du CSE, déposé au greffe du conseil de prud'hommes et transmis à l'inspection du travail. Sans règlement intérieur dans une entreprise qui y est soumise, les sanctions disciplinaires hors licenciement sont inopposables au salarié — un licenciement disciplinaire pourrait être requalifié.

Les sanctions encourues

Les manquements au registre sont sanctionnés par une contravention de quatrième classe — 750 euros — appliquée autant de fois qu'il y a de personnes concernées (article R.1227-7). Un établissement de quinze salariés non inscrits encourt 11 250 euros d'amende, calculée par tête.

Les manquements à la DPAE et à la vérification de l'autorisation de travail relèvent de la sphère pénale, avec des peines bien supérieures.

Manquement	Sanction	Texte
Absence de registre ou mention manquante	750 € par salarié concerné (4e classe)	Art. R.1227-7 C. trav.
Absence de DPAE (travail dissimulé)	3 ans d'emprisonnement et 45 000 € (75 000 € en récidive)	Art. L.8221-5 + L.8224-1 C. trav.
Emploi d'étranger sans titre	5 ans d'emprisonnement et 30 000 € par étranger	Art. L.8256-2 C. trav.
Défaut de vérification du titre auprès de la préfecture	Sanctions du travail dissimulé applicables	Art. R.5221-41 + R.5221-42 C. trav.
Mention erronée du niveau / échelon HCR	Rappel de salaire + indemnités aux prud'hommes	Avenant n°30 CCN HCR
Mutuelle santé collective absente	Redressement URSSAF sur 5 ans + dommages-intérêts prud'hommes	Art. L.911-7 CSS
Prévoyance HCR absente	Responsabilité directe en cas de sinistre	Avenant n°6 CCN HCR du 15/12/2009
Règlement intérieur absent (≥ 50 salariés)	Inopposabilité des sanctions + amende 750 €	Art. L.1311-2 C. trav.

Les organismes de contrôle

L'inspection du travail (DREETS) est l'autorité de référence sur le registre. Lors d'un contrôle, l'inspecteur peut exiger la présentation immédiate du registre, des copies des titres de séjour, des contrats individuels et des bulletins de paie. Il croise ensuite les noms du registre avec ceux des bulletins de paie et de la DPAE.

L'URSSAF intervient sur la DPAE et le travail dissimulé (article L.243-7 du Code de la sécurité sociale). Un contrôle URSSAF qui repère un salarié présent sans DPAE ouvre la procédure de travail dissimulé, avec redressement de cotisations sur cinq ans, majorations et solidarité financière du donneur d'ordre éventuel.

La préfecture est saisie des questions de titres de séjour. C'est auprès d'elle que se fait la vérification préalable obligatoire pour les travailleurs étrangers (articles R.5221-41 et R.5221-42 C. trav.).

Les prud'hommes traitent les litiges individuels — classification, qualification, requalification d'extras en CDI — sur la base du registre et des bulletins de paie.

Comment Normy gère ce sujet

Normy tient le registre unique du personnel sur support informatique conforme à l'article D.8113-2. Chaque salarié est saisi avec l'ensemble des mentions de l'article D.1221-23 — identité, dates, type de contrat, niveau et échelon HCR. L'ordre chronologique des embauches est préservé automatiquement.

Pour les travailleurs étrangers, le module rappelle la formalité de vérification préfectorale et permet d'annexer le scan du titre de séjour. Pour les extras, l'inscription au registre se fait en quelques secondes avant la prise de poste, sans lourdeur administrative.

Le registre est exportable à tout moment en PDF horodaté, présentable directement à l'inspection du travail. Les mentions sont conservées les cinq ans légaux après la sortie du salarié, sans intervention manuelle.

Voir le module Registre du personnel