Pourquoi il n'y a pas une seule réponse
La question paraît simple et n'a pas de réponse unique, pour une raison qui n'est pas une subtilité administrative : vos papiers ne relèvent pas tous du même texte. Une fiche de relevé de température, un bon de livraison et une facture peuvent se ressembler dans un classeur ; en droit, ils ne sont pas tenus par les mêmes règles. Et certaines de ces règles ne sont même pas des obligations.
Vos documents de traçabilité : une recommandation, pas une obligation
La même instruction poursuit : « le document d'orientation du règlement (CE) n° 178/2002 recommande toutefois que les informations soient conservées au minimum pendant 5 ans à compter de la date de fabrication ou de la date de livraison (expédition / réception) ». Elle énumère ensuite trois cas qui s'écartent de cette règle générale.
- Pour les produits sans date de durabilité minimale, comme le vin : cinq ans.
- Pour les produits dont la date de durabilité minimale dépasse cinq ans : la durée de cette date, plus six mois.
- Pour les produits périssables ayant une date limite de consommation inférieure à trois mois, ou sans date limite — fruits, légumes, produits non préemballés — destinés au consommateur final : six mois à partir de la date de livraison ou de fabrication.
Ces durées se retrouvent à l'identique dans trois documents distincts, ce qui est en soi un signal de fiabilité : l'instruction technique de 2024, la position commune DGAL-DGCCRF, et le guide de bonnes pratiques d'hygiène Restaurateur, qui écrit de son côté que « les informations obligatoires doivent être conservées au minimum pendant 5 ans à compter de la date de fabrication ou de la date de livraison » avec les trois mêmes exceptions. Le guide ajoute une réserve utile : « des dispositions prises dans certains secteurs sur la nature des informations à conserver ainsi que sur les durées d'archivage (viande bovine, OGM…) prévalent sur les dispositions citées précédemment ».
Vos autocontrôles : trois ans, et là c'est une obligation
Changement de nature : ici, un texte français chiffre, et il oblige. Le Code rural impose au propriétaire ou au détenteur d'animaux, de végétaux ou de produits végétaux, d'aliments pour animaux ou de denrées alimentaires d'origine animale d'enregistrer et de conserver « les informations relatives aux autocontrôles ainsi que les résultats des analyses correspondants » et de les tenir à la disposition de l'autorité administrative « pendant une durée de trois ans après la date de réalisation de l'autocontrôle ou du prélèvement ». Le champ est large : il ne se limite pas aux denrées d'origine animale.
Reste à savoir ce qui entre dans cette catégorie. Le vade-mecum général d'inspection, version 4 d'octobre 2024, y consacre une ligne : « pour les autocontrôles, définis par l'article R.200-1 du CRPM, et les enregistrements liés au PMS, il convient de les conserver pendant 3 ans (article R. 202-21-2 du CRPM) ». Vos relevés de température en relèvent, comme tout ce que vous enregistrez au titre de votre plan de maîtrise sanitaire. Le même document ajoute que « les modalités de leur conservation dépendent de l'organisation de l'établissement : versions digitalisées, papier etc. ».
Une réserve figure dans le texte lui-même : cette durée « peut être modifiée par arrêté du ministre chargé de l'agriculture en raison d'un risque sanitaire particulier ou en fonction de la durée d'utilisation des produits ».
Le régime qu'on oublie : dix ans
Un dernier régime s'applique aux mêmes feuilles de papier, et il vient d'un tout autre code. Le Code de commerce dispose que « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ». Une facture fournisseur, un bon de livraison, peuvent donc être tenus à la fois par le volet sanitaire et par le volet comptable — et c'est alors la durée la plus longue qui commande en pratique.
Le récapitulatif, avec le statut de chaque ligne
Une durée ne dit rien si l'on ignore ce qui la porte. Le tableau ci-dessous donne, pour chaque document, la durée, le texte ou le document qui la fixe, et surtout sa nature — obligation ou recommandation.
| Document | Durée | Source | Nature |
|---|---|---|---|
| Informations de traçabilité — règle générale | 5 ans à compter de la fabrication ou de la livraison | Document d'orientation du règlement 178/2002, rapporté par l'IT DGAL/SDSSA/2024-528 § 4.5 | Recommandation |
| Informations de traçabilité — produits périssables à DLC < 3 mois ou sans date limite, destinés au consommateur final | 6 mois à partir de la livraison ou de la fabrication | Même source | Recommandation |
| Informations de traçabilité — produits dont la DDM dépasse 5 ans | Durée de la DDM + 6 mois | Même source | Recommandation |
| Autocontrôles et résultats d'analyses · enregistrements du plan de maîtrise sanitaire (dont relevés de température) | 3 ans après la réalisation de l'autocontrôle ou du prélèvement | Art. R.202-21-2 C. rural · vade-mecum général v4, ligne D1L04 | Obligation |
| Enregistrements de température — moyens de transport et locaux d'entreposage d'aliments surgelés | 1 an au minimum, ou plus selon la nature et la durée de conservation | Règl. (CE) n° 37/2005, art. 2 § 3 (champ : art. 1er) | Obligation, sur ce champ |
| Documents comptables et pièces justificatives | 10 ans | Art. L123-22 C. commerce | Obligation |
| Étiquettes des coquillages vivants | 60 jours | Vade-mecum sectoriel remise directe v2.5, ligne D1L04, citant le règl. (CE) n° 853/2004, annexe II, section VII, chapitre VII, point 3 | Obligation |
Une ligne de ce tableau surprendra peut-être : les soixante jours des coquillages vivants. Elle est là parce qu'elle est la seule durée d'archivage que le vade-mecum d'inspection propre à la remise directe ajoute aux régimes généraux. Si vous servez des huîtres ou des moules, elle vous concerne directement ; sinon, elle illustre un principe utile — un produit particulier peut emporter sa propre durée, qu'aucun tableau général ne porte.
Un septième repère existe, et il vaut d'être connu même s'il ne s'impose pas : le guide de bonnes pratiques d'hygiène de la restauration rapide publie un tableau d'archivage qui va parfois plus loin. Il range les fiches de contrôle des températures, les enregistrements automatiques des chambres froides négatives, les bulletins d'analyses, les attestations de formation et « tout document faisant suite à une action corrective » parmi les preuves à conserver trois ans au minimum, et distingue les bordereaux de livraison selon qu'ils portent ou non un enregistrement de température — trois ans avec, six mois sans. Ce guide vise la restauration rapide et son application est volontaire : le règlement (CE) n° 852/2004 prévoit que les exploitants « peuvent utiliser ces guides sur une base facultative ».
Faut-il garder le papier ?
Non, et le document d'inspection le dit lui-même. Décrivant une traçabilité interne qu'il tient pour adaptée, le vade-mecum général v4 donne cet exemple : « l'exploitant conserve les étiquettes de toutes ses matières premières, sous quelque forme que ce soit (découpées, scannées, prises en photo etc.) avec la date à laquelle elles ont été entamées ». Photographier une étiquette avant de jeter l'emballage est donc une pratique que le document d'inspection nomme, pas un pis-aller.
Le même raisonnement vaut pour l'ensemble : la ligne consacrée à l'archivage précise que « les modalités de leur conservation dépendent de l'organisation de l'établissement : versions digitalisées, papier etc. », l'instruction technique rappelle qu'« aucun modèle de support n'est exigible en la matière », et le guide de bonnes pratiques admet de rassembler ces documents « soit dans un registre, soit […] de manière ordonnée et facilement accessible (ex. : enveloppes, pochettes en plastique…) ». Ce qui compte n'est pas le support, c'est de pouvoir retrouver l'information.
Questions fréquentes
Combien de temps garder les relevés de température ?
Trois ans. Un relevé de température est un autocontrôle et un enregistrement du plan de maîtrise sanitaire ; le Code rural impose de conserver ces informations trois ans après la date de réalisation de l'autocontrôle, et le vade-mecum général d'inspection le confirme à sa ligne D1L04. Le minimum d'un an du règlement (CE) n° 37/2005 ne vise, lui, que les aliments surgelés.
Combien de temps garder les étiquettes des matières premières ?
Il n'y a pas de durée réglementaire pour les informations de traçabilité : l'instruction technique DGAL/SDSSA/2024-528 l'écrit explicitement. La recommandation rapportée est de cinq ans, ramenée à six mois pour les produits périssables à date limite de consommation inférieure à trois mois ou sans date limite, destinés au consommateur final — ce qui couvre une grande partie des denrées d'une cuisine.
Six mois, est-ce la règle générale ?
Non. Les six mois sont un cas particulier, réservé aux produits périssables à date limite de consommation inférieure à trois mois ou sans date limite, destinés au consommateur final. La recommandation générale est de cinq ans à compter de la fabrication ou de la livraison.
Faut-il conserver les étiquettes en papier ?
Le vade-mecum général d'inspection décrit une traçabilité interne adaptée dans laquelle l'exploitant conserve les étiquettes « sous quelque forme que ce soit (découpées, scannées, prises en photo etc.) avec la date à laquelle elles ont été entamées ». Il précise par ailleurs que les modalités de conservation « dépendent de l'organisation de l'établissement : versions digitalisées, papier etc. ».
Puis-je jeter un bon de livraison au bout de six mois ?
Prudence : un même document peut relever de deux régimes. Le Code de commerce prévoit que « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ». Si votre bon de livraison sert aussi de pièce justificative comptable, c'est cette durée qui commande en pratique — la question se pose à votre comptable.
Comment Normy gère ce sujet
Le registre des relevés de Normy s'ouvre sur trois ans, et ce n'est pas un réglage arbitraire : c'est la durée inscrite une seule fois dans le Code rural et lue à la fois par l'écran de consultation et par le document imprimé. Le détail compte plus qu'il n'y paraît — quand ces deux surfaces portent chacune leur propre borne, un inspecteur qui demande dix-huit mois d'historique peut recevoir un document tronqué sans que rien ne le signale.
Pour les étiquettes, l'application prend le chemin que le vade-mecum décrit : vous photographiez l'étiquette d'une matière première, et le produit, le lot, la date limite et les allergènes en sont extraits sous forme de brouillon que vous validez. Rien n'est enregistré sans votre relecture.