La traçabilité alimentaire en restaurant | Fiche conformité HCR

Ce que la loi appelle traçabilité

L'obligation de fond tient dans un article, et il est court. L'article 18 du règlement (CE) n° 178/2002 pose au § 1 que la traçabilité des denrées alimentaires « est établie à toutes les étapes de la production, de la transformation et de la distribution ». Son § 2 dit ce que cela signifie concrètement pour vous : les exploitants « doivent être en mesure d'identifier toute personne leur ayant fourni une denrée alimentaire […] ou toute substance destinée à être incorporée ou susceptible d'être incorporée dans des denrées alimentaires ». Et il ajoute la façon de s'y prendre : « à cet effet, ces exploitants disposent de systèmes et de procédures permettant de mettre l'information en question à la disposition des autorités compétentes, à la demande de celles-ci ».

« Systèmes et procédures » sonne lourd, et la doctrine officielle en donne une lecture praticable. Elle chiffre au passage ce que « à la demande » veut dire en pratique : le vade-mecum général attend que l'exploitant soit « en mesure de fournir dans la journée […] tous les éléments concernant l'origine et le circuit d'une denrée alimentaire quel que soit le moyen utilisé pour enregistrer les données », avec « l'objectif indicatif d'une journée ouvrée ». La position commune de la DGAL et de la DGCCRF précise que l'exploitant « peut, soit établir un registre, soit conserver de manière ordonnée et facilement accessible des documents existants traduisant les flux physiques des produits (ex : bons de livraison…) ». Elle ajoute que l'emploi des termes « systèmes » et « procédures » « implique la mise en place d'un dispositif structuré permettant de mettre les informations requises à la disposition des autorités compétentes ». Les deux exigences se lisent ensemble : des documents que vous possédez déjà peuvent suffire, à condition d'être conservés de manière ordonnée et facilement accessible.

Règl. (CE) n° 178/2002 — traçabilité (art. 18) — EUR-Lex

Amont, aval, interne : ce qui vous concerne vraiment

La traçabilité se décompose en trois niveaux : ce qui entre, ce qui se fabrique, ce qui sort. Les textes ne les traitent pas de la même façon, et savoir lesquels vous concernent change la charge de travail.

En amont : savoir qui vous a livré quoi

C'est l'obligation posée par le § 2 : être en mesure d'identifier toute personne vous ayant fourni une denrée. Elle couvre vos fournisseurs, mais aussi tout ce qui entre dans vos préparations — le texte vise « toute substance destinée à être incorporée ou susceptible d'être incorporée dans des denrées alimentaires ».

En aval : sauf si vous livrez des professionnels, non

Le § 3 du même article demande de disposer de systèmes et procédures « permettant d'identifier les entreprises auxquelles leurs produits ont été fournis ». Le mot compte : ce sont des entreprises, pas des clients. La position commune DGAL-DGCCRF en tire la conséquence explicite — « les distributeurs et commerçants de détail ne sont pas contraints d'identifier leurs clients quand ceux-ci sont les consommateurs finaux ». Un restaurant qui sert ses convives n'a donc pas de traçabilité aval à tenir. Si en revanche vous livrez d'autres professionnels — un traiteur qui fournit une entreprise, une cuisine qui livre un autre commerce —, ce niveau vous concerne pour cette activité.

En interne : l'administration écrit qu'elle n'est pas obligatoire

Ce n'est pas une invitation à ne rien faire, et la doctrine explique pourquoi. La position commune DGAL-DGCCRF relève que l'article 18 « n'impose aucune obligation de moyens mais il exige une obligation de résultat », et attire l'attention des professionnels « sur l'intérêt de la traçabilité interne, non seulement dans l'optique de retrait ciblé mais aussi parce qu'elle permet de relier les autocontrôles réalisés dans le cadre de la démarche HACCP aux lots concernés par un éventuel incident alimentaire ». Elle nomme aussi le risque inverse : que faute de traçabilité interne, une alerte se transforme en crise « à cause de la mise en œuvre de mesures de retrait ou de rappel disproportionnées ».

Instruction technique DGAL/SDSSA/2024-528 — traçabilité et flexibilité du PMS

Ce qu'il faut pouvoir présenter, et sous quelle forme

La doctrine officielle liste les informations que vous devez pouvoir présenter immédiatement : le nom et l'adresse du fournisseur avec la nature des produits fournis ; le nom et l'adresse du client avec la nature des produits livrés, quand ce niveau vous concerne ; et la date de transaction ou de livraison.

Trois autres informations sont, selon les termes de la note, « fortement recommandé[es] » sans être exigées : les numéros de lots, les données sur les volumes ou les quantités, et la description des produits — préemballés ou non, la variété des fruits et légumes, la transformation subie.

Pour les denrées d'origine animale, une liste plus précise existe, et il vaut mieux savoir sur qui elle pèse. Le règlement d'exécution (UE) n° 931/2011 impose que huit informations soient mises à la disposition « de l'exploitant du secteur alimentaire auquel les denrées sont livrées » : une description précise des denrées, le volume ou la quantité, le nom et l'adresse de celui qui expédie, ceux de l'expéditeur propriétaire s'il diffère, ceux du destinataire et de son propriétaire s'il diffère, « une référence permettant d'identifier le lot ou l'envoi » et la date d'expédition. C'est donc votre fournisseur qui doit vous les fournir — votre part du travail est de les conserver. Le règlement précise d'ailleurs que le format « est laissé au choix du fournisseur des denrées alimentaires », pourvu que l'information soit transmise « de manière claire et sans ambiguïté ».

Le même article ajoute une exigence de fraîcheur et une durée, sur ces mêmes informations : elles « sont mises à jour quotidiennement et sont fournies au moins jusqu'à ce que l'on puisse raisonnablement penser que les denrées alimentaires ont été consommées ». Là encore, la charge pèse sur celui qui expédie — elle vous concerne directement si vous livrez des denrées d'origine animale à d'autres professionnels.

Une exception existe pourtant, et elle vise un cas fréquent en restauration : l'achat direct à l'étranger. Le vade-mecum général indique que l'exploitant peut au choix établir un registre — « obligatoire s'il est premier destinataire de produits en provenance d'un État membre » — ou conserver ses documents existants de manière ordonnée. Est premier destinataire celui qui reçoit la marchandise directement d'un autre pays de l'Union, sans intermédiaire français. L'article L.236-8 du Code rural prévoit de son côté que ces opérateurs « peuvent être soumis » à la tenue d'un tel registre, les modalités étant fixées par voie réglementaire : si vous êtes dans ce cas, la question mérite d'être posée à votre direction départementale.

Règl. d'exécution (UE) n° 931/2011 — traçabilité des denrées d'origine animale (art. 3) — EUR-Lex

Comment un inspecteur vérifie votre traçabilité

Le vade-mecum général d'inspection décrit la manière dont ce point est contrôlé sur site, et la connaître vaut mieux que toutes les listes de documents. L'inspecteur fait « un test de traçabilité interne : à partir d'un produit fini pour remonter aux matières premières qui le constituent […] ou à partir d'une matière première pour descendre aux produits finis ». Il ajoute une raison de connaître les deux sens : « les tests ascendants et descendants ne permettant pas de détecter les mêmes défaillances, ils sont si possibles réalisés tous les deux ou en alternance ». La position commune DGAL-DGCCRF écarte de son côté la branche descendante « dans le cas de remise au consommateur final » — un restaurant qui sert ses convives n'a rien à y descendre.

Un mot sur la façon dont ce test s'articule avec ce qui précède, car elle confirme le caractère facultatif de la traçabilité interne : la consigne donnée à l'inspecteur commence par une condition — « s'il existe, s'assurer que le système de traçabilité interne peut remplir ces objectifs » —, et la définition du lot de fabrication n'est attendue que « si l'exploitant a mis en place une traçabilité interne ». Le document sur lequel se déroule l'inspection subordonne donc lui-même son contrôle à l'existence du système.

Un dernier attendu, souvent ignoré parce qu'il ne porte pas sur les documents eux-mêmes : le vade-mecum consacre une ligne à la vérification de l'efficacité des procédures de traçabilité. Il attend de l'exploitant une vérification régulière de son effectivité — que les enregistrements amont et aval existent bien — et de son efficacité, par des tests. Il note au passage que « les alertes de clients et de fournisseurs, et la gestion des non-conformités internes, suffisent à tester régulièrement l'efficacité des procédures et des enregistrements » : un incident réel vaut exercice.

Et pour les établissements éligibles aux mesures de flexibilité, la même règle qu'ailleurs s'applique, avec sa contrepartie : « la formalisation par écrit des procédures n'est pas obligatoire : dans ce cas les systèmes de traçabilité amont et aval doivent pouvoir être décrits oralement par les opérateurs lors du contrôle ».

C'est aussi ce qui donne sa portée au § 4 de l'article 18, que l'on lit rarement : les denrées mises sur le marché « sont étiquetées ou identifiées de façon adéquate pour faciliter leur traçabilité, à l'aide des documents ou informations pertinents ». La note en donne l'application dans l'entreprise : « les matières premières utilisées, l'identification des produits finis et les dates de fabrication constituent des informations pertinentes », dont l'enregistrement peut être vérifié sur les fiches de fabrication, la séparation des lots étant contrôlée visuellement.

Combien de temps garder tout cela

Ici encore, l'instruction technique commence par écarter ce que l'on lit partout : « Il n'existe pas réglementairement de définition des délais de conservation des informations relatives à la traçabilité. » Elle indique ensuite ce qui est recommandé — « le document d'orientation du règlement (CE) n° 178/2002 recommande toutefois que les informations soient conservées au minimum pendant 5 ans à compter de la date de fabrication ou de la date de livraison (expédition / réception) », avec des cas particuliers, dont celui qui concerne le plus une cuisine : « pour les produits périssables ayant une date limite de consommation (DLC) inférieure à 3 mois ou sans date limite (fruits, légumes, produits non-préemballés) destinés au consommateur final : durée de 6 mois à partir de la date de livraison ou de fabrication ».

Ne confondez pas ces recommandations avec une obligation qui, elle, est chiffrée dans un texte français : l'article R.202-21-2 du Code rural impose au propriétaire ou au détenteur d'animaux, de végétaux ou de produits végétaux, d'aliments pour animaux ou de denrées alimentaires d'origine animale de conserver les informations relatives aux autocontrôles et les résultats des analyses correspondants pendant trois ans, et de les tenir à la disposition de l'autorité administrative. Vos relevés de température en relèvent : le vade-mecum général d'inspection consacre une ligne à l'archivage des documents et y écrit que « pour les autocontrôles, définis par l'article R.200-1 du CRPM, et les enregistrements liés au PMS, il convient de les conserver pendant 3 ans (article R. 202-21-2 du CRPM) ». Vos bons de livraison, eux, relèvent de l'autre régime.

À quoi tout cela sert le jour où ça tourne mal

L'article 19 du même règlement montre à quoi sert tout ce qui précède : il enchaîne les gestes à accomplir quand une denrée pose problème. Si vous avez « des raisons de penser » qu'une denrée que vous avez distribuée ne répond pas aux prescriptions de sécurité, vous engagez immédiatement les procédures de retrait lorsqu'elle « ne se trouve plus sous le contrôle direct » de l'exploitant, et vous en informez les autorités. Si le produit peut avoir atteint le consommateur, vous l'informez « de façon effective et précise des raisons du retrait ». Et le § 3 impose d'informer immédiatement les autorités compétentes dès lors que vous pensez qu'une denrée mise sur le marché « peut être préjudiciable à la santé humaine ».

C'est là que la traçabilité interne, facultative, montre sa valeur : sans elle, vous ne pouvez pas dire quel lot est parti dans quelle préparation, et le retrait porte sur tout ce qui pourrait le contenir.

Questions fréquentes

Faut-il tenir un registre de traçabilité ?

Aucun support particulier n'est imposé : l'instruction technique DGAL/SDSSA/2024-528 écrit qu'« aucun modèle de support n'est exigible en la matière ». La position commune DGAL-DGCCRF admet que l'exploitant « peut, soit établir un registre, soit conserver de manière ordonnée et facilement accessible des documents existants traduisant les flux physiques des produits (ex : bons de livraison…) ».

Les factures de mes fournisseurs suffisent-elles ?

Ce qu'il faut pouvoir présenter, c'est le nom et l'adresse du fournisseur, la nature des produits fournis et la date de transaction ou de livraison. Un document commercial qui porte ces trois éléments et que vous conservez de manière ordonnée y répond. Attention à la date : la doctrine précise que « lorsqu'un même type de produit est fourni plusieurs fois […] le seul enregistrement du nom du fournisseur et de la nature des produits ne répond pas à l'exigence de traçabilité ».

Dois-je savoir à qui j'ai servi tel plat ?

Non, si vous servez des consommateurs. L'article 18 § 3 du règlement (CE) n° 178/2002 vise l'identification des « entreprises auxquelles leurs produits ont été fournis », et la position commune DGAL-DGCCRF précise que « les distributeurs et commerçants de détail ne sont pas contraints d'identifier leurs clients quand ceux-ci sont les consommateurs finaux ». Si vous livrez d'autres professionnels, cette activité-là est concernée.

La traçabilité interne est-elle obligatoire ?

L'instruction technique DGAL/SDSSA/2024-528 rappelle que « la mise en place d'une traçabilité interne n'est pas obligatoire », et qu'« il appartient à l'exploitant […] de décider si un système de traçabilité interne doit être adopté ou non ». Elle ajoute qu'elle « permet une action plus ciblée en cas d'alerte nécessitant la mise en œuvre de procédures de retrait et de rappel ».

Combien de temps faut-il conserver ces documents ?

La même instruction indique qu'« il n'existe pas réglementairement de définition des délais de conservation des informations relatives à la traçabilité », et rapporte la recommandation du document d'orientation du règlement : cinq ans en règle générale, et six mois pour les produits périssables à date limite de consommation inférieure à trois mois destinés au consommateur final. Deux autres régimes s'appliquent en parallèle sur d'autres documents : trois ans pour les autocontrôles (article R.202-21-2 du Code rural), et dix ans pour les documents comptables et pièces justificatives (article L123-22 du Code de commerce).

Comment Normy gère ce sujet

Le geste que Normy vise en priorité est celui du jour d'alerte : retrouver un lot. La recherche par numéro de lot balaie en une fois les fiches matières reçues et les lignes de vos livraisons, et rend pour chacune le produit, le fournisseur, la date limite et la livraison d'origine. C'est précisément l'information que l'article 18 demande de pouvoir mettre à disposition « à la demande » des autorités.

Le reste suit ce que les textes demandent, sans en rajouter. Vous enregistrez vos réceptions et vos fournisseurs, vos étiquettes matières et leurs dates. La traçabilité interne, que l'administration dit facultative, reste un choix : l'application vous permet de la tenir, elle ne vous la réclame pas.