Cadre légal
Le registre unique du personnel est régi par les articles L.1221-13 à L.1221-15 du Code du travail. Les mentions obligatoires figurent à l'article D.1221-23 (1° à 13°) et l'article D.1221-23-1 pour les stagiaires ; la copie du titre des travailleurs étrangers à l'article D.1221-24 ; la conservation à l'article R.1221-26 ; les sanctions à l'article R.1227-7. La vérification préfectorale du titre des travailleurs étrangers procède des articles R.5221-41 et R.5221-42, qui enchaînent deux délais distincts : la demande est adressée au préfet au moins deux jours ouvrables avant la date d'effet de l'embauche, puis le préfet dispose de deux jours ouvrables à compter de la réception de la demande pour notifier sa réponse. À défaut de réponse dans ce second délai, l'obligation de l'employeur de s'assurer de l'existence de l'autorisation de travail est réputée accomplie — c'est à l'expiration de ce second délai, et non à la date d'embauche, que le silence de la préfecture vaut vérification accomplie. Le support informatique est autorisé par les articles L.1221-14 et D.1221-27 (avis CSE préalable transmis à l'inspection du travail — art. L.2315-5), sous condition d'inaltérabilité (art. D.8113-2) et de conformité RGPD (art. D.8113-3).
Qui est concerné
Tout employeur, dès le premier salarié, dans chaque établissement où sont employés des salariés. Une enseigne avec deux adresses tient deux registres distincts. Toutes les formes d'emploi figurent au registre : CDI, CDD, extras, saisonniers, intérimaires, apprentis, contrats de professionnalisation, salariés à temps partiel, stagiaires et volontaires en service civique.
Ce qu'il faut faire concrètement
- Inscrire chaque nouveau salarié dans l'ordre des embauches, de façon indélébile, au moment de l'embauche (article L.1221-13).
- Renseigner pour chaque salarié : nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie — et, lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation.
- Ajouter la mention spécifique selon le type de contrat (CDD, intérimaire avec nom et adresse de l'ETT, mis à disposition par un groupement d'employeurs avec la dénomination et l'adresse de ce dernier, temps partiel, apprenti, contrat de professionnalisation).
- Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, mentionner le type et le numéro d'ordre de ce titre, et annexer une copie au registre.
- Pour les stagiaires, créer une partie spécifique avec les dates de début et de fin, les nom et prénoms du tuteur, et le lieu de présence.
- Si CSE existant, recueillir son avis avant de passer au support informatique et le transmettre à l'inspection du travail.
Fréquence et conservation
Pas de périodicité de mise à jour : le registre s'enrichit en continu, à chaque embauche et à chaque sortie. Les mentions sont conservées cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (article R.1221-26).
Le registre est tenu à la disposition du comité social et économique et des agents chargés de veiller à l'application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale — inspection du travail, mais aussi URSSAF (article L.1221-15). Les agents de contrôle de l'inspection du travail peuvent se le faire présenter au cours de leurs visites (article L.8113-4).
Sanctions en cas de manquement
Les manquements au registre — absence, mention manquante, défaut d'indélébilité, absence d'inscription d'un salarié — sont sanctionnés par une contravention de quatrième classe : 750 euros au plus par salarié concerné (article R.1227-7), montant porté au quintuple, soit 3 750 euros, lorsque l'employeur est une personne morale (article 131-41 du code pénal). Un établissement de quinze salariés non inscrits encourt donc 11 250 euros d'amende s'il est exploité en nom propre, et 56 250 euros s'il est exploité en société.
Pour un travailleur étranger sans mention valide ou sans vérification préalable du titre auprès de la préfecture, les sanctions montent en gamme pénale : cinq ans d'emprisonnement et 30 000 euros d'amende par étranger employé (article L.8256-2 C. trav.). Lorsque l'employeur est une société, l'amende est quintuplée — 150 000 euros par étranger concerné (article L.8256-7 C. trav., renvoyant à l'article 131-38 du code pénal) — et l'entreprise encourt en outre la fermeture définitive de l'établissement, ou pour une durée de cinq ans au plus, l'interdiction d'exercer l'activité, la publication de la condamnation par les services du ministère du travail, l'exclusion des marchés publics et la privation des aides publiques. La responsabilité pénale de la société n'écarte pas celle du dirigeant, qui reste seul à encourir la peine d'emprisonnement (article 121-2 du code pénal).
Ces peines ne sont toutefois pas encourues par l'employeur trompé de bonne foi. Le premier alinéa de l'article L.8256-2 n'est pas applicable à celui qui, sur la base d'un titre frauduleux ou présenté frauduleusement par le salarié étranger, a procédé sans intention de participer à la fraude et sans connaissance de celle-ci à la déclaration auprès des organismes de sécurité sociale, à la déclaration unique d'embauche et à la vérification du titre auprès des administrations territorialement compétentes. Autrement dit : l'exploitant qui a fait sa déclaration d'embauche et saisi la préfecture, et qu'un faux titre bien imité a trompé, n'encourt pas ce délit.
Notre conseil
Le registre n'est pas un classeur, c'est un réflexe. Mettez en place un protocole d'embauche en deux minutes : DPAE auprès de l'URSSAF, inscription au registre, contrat signé, copie du titre de séjour archivée si besoin. Faites-le avant la prise de poste, même pour un extra qui ne reste qu'une soirée — c'est précisément à ce moment-là que l'inspection du travail vient pendant un service. Tenir le registre sur support informatique simplifie tout à condition de garantir l'inaltérabilité (export figé, daté, signé) et de recueillir l'avis du CSE s'il existe. Vérifiez deux fois par an que les niveaux et échelons HCR mentionnés sont à jour : un commis de cuisine devenu chef de partie en pratique doit être reclassé sur le registre comme sur le bulletin de paie.
Comment Normy gère ce sujet
Normy tient le registre unique sur support informatique conforme à l'article D.8113-2. Chaque salarié est saisi avec l'ensemble des mentions de l'article D.1221-23. Pour les travailleurs étrangers, le module rappelle la formalité de vérification préfectorale et permet d'annexer le scan du titre. Le registre est exportable à tout moment en PDF horodaté, présentable directement à l'inspection du travail.