Cadre légal
La visite d'information et de prévention — VIP — est régie par l'article R.4624-10 du Code du travail : elle intervient dans un délai qui n'excède pas trois mois à compter de la prise effective du poste de travail. Elle est assurée par le médecin du travail, le médecin praticien correspondant et, sous l'autorité du médecin du travail, par un collaborateur médecin, un interne en médecine du travail ou un infirmier (article L.4624-1). À l'issue de la visite, une attestation de suivi est délivrée au salarié et à l'employeur (article R.4624-14).
Pour certains postes à risques particuliers — définis par une liste limitative à l'article R.4624-23 : amiante, plomb, agents CMR, agents biologiques des groupes 3 et 4, rayonnements ionisants, risque hyperbare, montage et démontage d'échafaudages — la visite est remplacée par un examen médical d'aptitude réalisé par le médecin du travail avant l'affectation au poste, dans le cadre du suivi individuel renforcé (articles L.4624-2 et R.4624-24). En HCR, ces postes sont rares.
Qui est concerné
Tout salarié embauché, quel que soit le contrat — CDI, CDD, extra, apprenti, contrat de professionnalisation, temps partiel. La visite est organisée par le service de prévention et de santé au travail (SPST) auquel l'établissement adhère obligatoirement.
Deux situations très courantes en HCR échappent à ce principe. L'intérimaire d'abord : ses visites sont réalisées par le service de santé au travail de l'entreprise de travail temporaire, pas par le vôtre (article R.4625-8). Vous n'avez rien à organiser — sauf s'il occupe un poste à risques particuliers dont il n'a pas déjà bénéficié du suivi renforcé, auquel cas l'examen d'aptitude vous revient (article R.4625-9). Le saisonnier ensuite : il relève d'une section dédiée du Code du travail (article D.4625-22), détaillée plus bas.
En HCR, le suivi individuel renforcé est rare : la liste de l'article R.4624-23 vise des expositions très spécifiques (amiante, plomb, CMR, agents biologiques des groupes 3 et 4…) qu'on rencontre peu en salle ou en cuisine. Attention à une confusion fréquente : le travailleur de nuit — veilleur d'hôtel — ne relève PAS du suivi renforcé mais d'un suivi adapté, dont la visite est simplement renouvelée tous les trois ans au plus (article R.4624-17). Il n'y a donc pas, pour lui, d'examen d'aptitude obligatoire avant la prise de poste.
Le cas des saisonniers
Le salarié saisonnier a son propre régime, fixé par l'article D.4625-22 du Code du travail. Il se lit sur deux critères qui se combinent : la durée du contrat et la nature du poste.
- Contrat d'au moins quarante-cinq jours de travail effectif ET poste à risques particuliers au sens de l'article R.4624-23 : un examen médical d'embauche est obligatoire. Il ne l'est pas si le salarié reprend un emploi équivalent à celui qu'il occupait et qu'aucune inaptitude n'a été reconnue lors du dernier examen intervenu dans les vingt-quatre mois précédents.
- Contrat de moins de quarante-cinq jours, OU poste ne présentant pas ces risques particuliers : le service de prévention et de santé au travail organise des actions de formation et de prévention, qui peuvent être communes à plusieurs entreprises. Le comité social et économique est consulté sur ces actions.
La liste de l'article R.4624-23 étant limitative et sans grand rapport avec la salle ou la cuisine, c'est le second cas qui concerne la quasi-totalité des saisonniers d'un restaurant ou d'un hôtel. En pratique : demandez à votre service de santé au travail quelles actions il prévoit pour vos saisonniers, plutôt que de supposer que chacun doit passer une visite individuelle.
Le texte ne précise pas si ces actions collectives remplacent la visite d'information et de prévention ou s'y ajoutent. En cas de doute sur un salarié précis, c'est votre service de santé au travail qui tranche — c'est lui qui organise le suivi.
Quand la visite n'est pas due : les dispenses
Un salarié déjà suivi ailleurs n'a pas forcément besoin d'une nouvelle visite à l'embauche. C'est le point le plus mal connu du dispositif, et celui qui fait perdre le plus de temps en HCR, où les mêmes personnes reviennent de saison en saison ou tournent entre établissements.
L'article R.4624-15 dispense de la visite d'information et de prévention lorsque le salarié en a bénéficié dans les cinq ans précédant l'embauche — trois ans s'il relève du suivi adapté. Trois conditions doivent être réunies ensemble : il occupe un emploi identique présentant des risques d'exposition équivalents ; le professionnel de santé est en possession de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d'aptitude ; aucune mesure d'aménagement de poste ni avis d'inaptitude n'a été émis sur la période.
L'article R.4624-27 pose la même règle pour l'examen d'aptitude du suivi renforcé, avec un délai de deux ans. Et pour les intérimaires, les articles R.4625-11 et R.4625-13 prévoient des dispenses équivalentes avant une nouvelle mission, également sur deux ans.
Attention à la deuxième condition : c'est le professionnel de santé qui doit détenir l'attestation, pas vous. Vous ne pouvez donc pas conclure seul que la dispense s'applique. Ce que vous pouvez faire, en revanche, c'est transmettre l'attestation précédente à votre service de santé au travail dès l'embauche — c'est ce qui lui permettra de la constater.
Ce qu'il faut faire concrètement
- Adhérer à un service de prévention et de santé au travail dès la première embauche (souvent un SPST interentreprises de branche).
- Saisir le SPST de la VIP dès la signature du contrat — ne pas attendre la fin des trois mois.
- Pour un poste à risques, demander explicitement un examen médical d'aptitude par le médecin du travail AVANT la prise de poste.
- Le temps de la visite est pris sur les heures de travail sans retenue de salaire (article R.4624-39). Les frais de transport sont à la charge de l'employeur.
- Conserver l'attestation de suivi (VIP) ou l'avis d'aptitude (SIR) dans le dossier salarié, présentable à l'inspection du travail.
Fréquence et conservation
La VIP est renouvelée tous les cinq ans au maximum (article R.4624-16), ramenés à trois ans pour les travailleurs à suivi adapté — handicapés, bénéficiaires d'une pension d'invalidité, travailleurs de nuit (article R.4624-17). Pour le SIR, le renouvellement est de quatre ans au maximum, avec une visite intermédiaire obligatoire à deux ans (article R.4624-28).
L'avis d'aptitude ou d'inaptitude est conservé par l'employeur, qui doit pouvoir le présenter à tout moment à l'inspecteur du travail et au médecin inspecteur (article R.4624-55). Le dossier médical en santé au travail (DMST), distinct, est conservé par le service de prévention et de santé au travail pendant quarante ans à compter de la dernière visite (article R.4624-45-9) — il n'est pas accessible à l'employeur.
Sanctions en cas de manquement
L'absence de visite ou son organisation tardive est une contravention de cinquième classe : 1 500 euros au plus pour l'exploitant en nom propre, et 7 500 euros pour une société — le maximum étant quintuplé lorsque l'employeur est une personne morale (articles R.4745-1 et R.4745-3 du Code du travail, article 131-41 du Code pénal). Comme la plupart des établissements sont exploités en SARL ou en SAS, c'est le second montant qui s'applique le plus souvent. Pour un poste à risques affecté sans examen médical d'aptitude, le risque s'élargit à la faute inexcusable en cas d'accident du travail.
Le risque indirect porte sur la rupture du contrat : si un salarié déclaré inapte à un poste qu'il n'aurait pas dû occuper conteste son licenciement, le défaut de visite préalable pèse lourdement dans le débat.
Notre conseil
Faites de la VIP un point fixe de votre processus d'embauche. À chaque signature de contrat, déclenchez immédiatement la demande au SPST — n'attendez pas la fin des trois mois. Le SPST est souvent débordé et peut programmer la visite à six ou huit semaines, ce qui ne pose pas problème tant que la demande est tracée. Pour un poste relevant réellement du suivi individuel renforcé (liste limitative de l'article R.4624-23), exigez explicitement un examen médical d'aptitude par le médecin du travail avant la prise de poste — un infirmier ne peut pas prononcer l'aptitude. Vérifiez toutefois que le poste y figure : le travail de nuit, fréquent en hôtel, n'en relève pas (suivi adapté). Conservez toutes les attestations dans le dossier salarié, y compris pour les extras qui ne reviennent peut-être jamais : c'est la trace de votre diligence en cas de contrôle six ans plus tard — et si la personne revient, c'est cette attestation qui permettra à votre service de santé au travail de constater la dispense de l'article R.4624-15 plutôt que de reprogrammer une visite. Transmettez-la-lui dès la réembauche. Pensez aussi à la visite de reprise après tout arrêt d'au moins 30 jours pour AT ou d'au moins 60 jours pour maladie ordinaire — sauf si une visite de pré-reprise a eu lieu dans les 30 jours précédant le retour et a conclu qu'aucun aménagement n'était nécessaire.
Comment Normy gère ce sujet
Normy planifie automatiquement la VIP à programmer dans les trois mois de l'embauche, alerte sur les postes à risques nécessitant un examen avant prise de poste, et calcule le renouvellement périodique selon que le salarié relève d'un suivi standard, adapté ou renforcé. Les attestations de suivi et avis d'aptitude sont stockés dans le dossier salarié, conservés selon la durée légale.