Papier, Excel ou logiciel : que permet le code du travail ?
Le code du travail impose un registre unique du personnel dans tout établissement où sont employés des salariés. Il permet d'y déroger en recourant à d'autres moyens, notamment informatiques, lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues. Les articles qui en fixent les conditions parlent de « support de substitution ».
Ces articles posent notamment les conditions suivantes, valables pour tout support de substitution, tableur comme logiciel :
- obtenir toutes les mentions obligatoires sans difficulté d'utilisation et de compréhension, et sans risque d'altération ;
- présenter le support dans les mêmes conditions que le registre ;
- le conserver pendant le même délai que le registre ;
- si l'entreprise a un comité social et économique, le consulter avant la mise en place du support, puis adresser son avis à l'inspection du travail.
- Art. L.1221-13 C. trav. — registre unique, ordre des embauches, inscription indélébile
- Art. L.1221-14 C. trav. — recours à d'autres moyens, notamment informatiques
- Art. L.8113-6 C. trav. — dérogation à la tenue de certains registres
- Art. D.1221-27 C. trav. — support de substitution du registre unique, avis du CSE
- Art. D.8113-2 C. trav. — exigences du support de substitution
Peut-on tenir le registre du personnel sur Excel ?
Un fichier Excel qui tient lieu de registre est un support de substitution. Les conditions ci-dessus s'appliquent à lui comme à un logiciel : toutes les mentions obligatoires doivent pouvoir en être tirées « sans risque d'altération », et des garanties de contrôle équivalentes doivent être maintenues.
Posez-vous la question avec votre propre fichier. Si une ligne peut être effacée, ou une date de sortie changée, sans que rien n'en garde la trace, demandez-vous si ce fichier est tenu « sans risque d'altération ». La condition est formulée comme un résultat : elle ne décrit aucun réglage technique.
Le fichier est aussi présenté dans les mêmes conditions que le registre, et conservé pendant le même délai : cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement.
Modèle de registre du personnel : les colonnes à prévoir
Un modèle de registre, en PDF à imprimer ou en fichier, se construit sur la liste des mentions fixées par le code du travail. Pour chaque salarié :
| Mention | Pour qui |
|---|---|
| Nom et prénoms, inscrits dans l'ordre des embauches | Tous les salariés |
| Nationalité, date de naissance, sexe | Tous les salariés |
| Emploi et qualification | Tous les salariés |
| Dates d'entrée et de sortie de l'établissement | Tous les salariés |
| Date de l'autorisation d'embauche ou de licenciement, ou à défaut date de la demande | Lorsqu'une autorisation est requise |
| Type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail | Travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée |
| La mention « contrat à durée déterminée » | Titulaires d'un contrat à durée déterminée |
| La mention « salarié temporaire », avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire | Salariés temporaires |
| La mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs », avec sa dénomination et son adresse | Salariés mis à disposition par un groupement |
| La mention « salarié à temps partiel » | Salariés à temps partiel |
| La mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » | Jeunes travailleurs sous l'un de ces contrats |
Le registre comporte aussi une partie spécifique. Les stagiaires et les volontaires en service civique accueillis dans l'établissement y sont inscrits par nom et prénoms, dans l'ordre d'arrivée. Pour chaque stagiaire s'ajoutent les dates de début et de fin du stage ou de la période de formation en milieu professionnel, les nom et prénoms du tuteur et le lieu de présence du stagiaire. Un organisme qui ne dispose pas de registre unique du personnel porte ces indications sur tout autre document permettant de suivre les conventions de stage.
Deux pièces sont annexées au registre quand le cas se présente : la copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers ; et, dans l'entreprise qui accueille des salariés détachés, la déclaration que leur employeur adresse à l'inspection du travail avant le détachement. La copie des titres est rendue accessible aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du code du travail et du code de la sécurité sociale. Elle est tenue à leur disposition dans l'établissement, ou sur chaque chantier ou lieu de travail distinct pour les travailleurs étrangers qui y sont employés.
Dans le registre, les noms et prénoms de chaque salarié sont portés au moment de l'embauche, dans l'ordre des embauches, et de façon indélébile. Une inscription qui peut s'effacer ne l'est pas.
Le registre ne se remplit pas une fois pour toutes. Les mentions relatives à des événements postérieurs à l'embauche du salarié ou à l'arrivée du stagiaire, comme une date de sortie, y sont portées au moment où ces événements surviennent.
- Art. D.1221-23 C. trav. — mentions obligatoires pour chaque salarié
- Art. D.1221-23-1 C. trav. — mentions propres aux stagiaires
- Art. D.1221-25 C. trav. — mentions portées au moment où les événements surviennent
- Art. D.1221-24 C. trav. — copie des titres des travailleurs étrangers annexée
- Art. L.1221-15-1 C. trav. — déclaration de détachement annexée au registre
- Art. L.1262-2-1 C. trav. — déclaration adressée par l'employeur avant le détachement
Registre dématérialisé : faut-il consulter le CSE ?
Oui, si l'entreprise a un comité social et économique. Le code du travail tient le registre unique du personnel à sa disposition. Or, lorsque le comité tient de la loi un droit d'accès aux registres, il est consulté avant la mise en place d'un support de substitution.
Le code du travail prévoit une consultation, pas un accord. L'employeur adresse ensuite à l'inspection du travail l'avis rendu par le comité.
Le comité social et économique est mis en place dans les entreprises d'au moins onze salariés. Sa mise en place n'est obligatoire que si cet effectif est atteint pendant douze mois consécutifs. L'effectif est celui de l'entreprise, calculé selon les règles de décompte fixées par le code du travail.
- Art. L.1221-15 C. trav. — registre tenu à la disposition du CSE et des fonctionnaires et agents de contrôle
- Art. L.2315-5 C. trav. — consultation du CSE avant un support de substitution
- Art. D.1221-27 C. trav. — avis du CSE adressé à l'inspection du travail
- Art. L.2311-2 C. trav. — mise en place du CSE, onze salariés pendant douze mois consécutifs
- Art. L.1111-2 C. trav. — modalités de calcul des effectifs
Conservation et contrôle : ce qui ne change pas avec le numérique
Le registre est tenu à la disposition du comité social et économique et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du code du travail et du code de la sécurité sociale. Les agents de contrôle de l'inspection du travail peuvent se faire présenter, au cours de leurs visites, les registres rendus obligatoires par le code du travail.
Le délai de conservation se compte salarié par salarié, stagiaire par stagiaire : les mentions sont conservées cinq ans à compter de la date à laquelle la personne a quitté l'établissement. Un support de substitution est conservé pendant le même délai.
Changer d'outil ne remet pas ce délai à zéro. Les mentions des salariés et stagiaires partis depuis moins de cinq ans restent à conserver, que vous passiez du papier au logiciel, d'un fichier à un autre, ou que vous quittiez un logiciel.
Que risque-t-on ?
Méconnaître les règles du registre unique du personnel, notamment sur l'inscription des salariés et des événements qui suivent l'embauche, les mentions obligatoires, les pièces annexées, la mise à disposition et la conservation, est puni de l'amende des contraventions de quatrième classe : 750 euros au plus. Pour une personne morale, une société par exemple, le maximum est porté au quintuple, soit 3 750 euros.
L'amende est appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées. La fiche sur le registre du personnel détaille les autres risques, notamment pour l'emploi d'un étranger sans titre.
Comment Normy gère ce sujet
Dans Normy, le registre est tenu dans l'application. Chaque mention obligatoire a son champ, avec une partie distincte pour les stagiaires et une autre pour les volontaires en service civique. Quand une fiche est modifiée, la version précédente est conservée dans son historique, qui ne se modifie pas. Le registre peut être reconstitué tel qu'il était à la date d'une version antérieure.
Le registre s'exporte en PDF, dont une vue limitée aux mentions légales. Dans un établissement d'au moins onze salariés, un encart guide la consultation du CSE, la conservation de son avis et sa transmission à l'inspection du travail, et garde la date de la consultation et celle de la transmission. Un registre tenu jusque-là sur papier ou dans un autre outil peut être importé en PDF, Word ou image.
Questions fréquentes
Peut-on tenir le registre du personnel sur Excel ?
Un fichier Excel qui tient lieu de registre est un support de substitution, soumis aux mêmes conditions qu'un logiciel. Le code du travail exige notamment des garanties de contrôle équivalentes, toutes les mentions obligatoires obtenues sans difficulté et sans risque d'altération, un support présenté et conservé comme le registre, et la consultation préalable du CSE si l'entreprise en a un. Si une ligne peut s'effacer du fichier sans laisser de trace, c'est la condition d'altération qu'il faut examiner.
Le registre du personnel dématérialisé est-il autorisé ?
Oui. Le code du travail permet de déroger au registre unique du personnel en recourant à d'autres moyens, notamment informatiques, lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues et aux conditions posées pour tout support de substitution. Si l'entreprise a un comité social et économique, il est consulté avant, et son avis est adressé à l'inspection du travail.
Faut-il l'accord du CSE pour dématérialiser le registre du personnel ?
Le code du travail prévoit une consultation du comité social et économique avant la mise en place du support, pas un accord. L'employeur adresse ensuite l'avis rendu à l'inspection du travail.
Que doit contenir un modèle de registre du personnel ?
Pour chaque salarié : nom et prénoms dans l'ordre des embauches, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, et les mentions propres à certaines situations (contrat, titre de travail, autorisation d'embauche ou de licenciement). Le code du travail y ajoute une partie spécifique pour les stagiaires et les volontaires en service civique. Le tableau complet est plus haut sur cette page.
Combien de temps conserver un registre du personnel numérique ?
Cinq ans à compter de la date à laquelle chaque salarié ou stagiaire a quitté l'établissement. Le code du travail impose au support de substitution le même délai de conservation que le registre auquel il se substitue.
Pour aller plus loin
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Sources officielles
- Art. L.1221-13 C. trav. — registre unique du personnel
- Art. L.1221-14 C. trav. — recours à d'autres moyens, notamment informatiques
- Art. D.1221-27 C. trav. — support de substitution, avis du CSE à l'inspection
- Art. D.8113-2 C. trav. — exigences du support de substitution
- Art. R.1221-26 C. trav. — conservation cinq ans